Az év végének közeledésével célszerű áttekinteni, hogy a munkaügy területén munkáltatóként milyen döntéseket kell meghozni. A szabadságok kiadása, a munkaidőkeret körüli teendők, a Cafeteria-rendszer felülvizsgálata, a határozott idő vagy a próbaidő lejárta év végén – ez mind foglalkoztatja a foglalkoztatót. Érdemes időt szánni a témákhoz kapcsolódó gondolkodásra és döntésekre, hogy jól és szabályosan indulhasson a 2024-es munkaév januárban.
A szabadságok kiadásával kapcsolatban az Adózóna cikkét szemléztük. Eszerint január 5-éig még szabályszerűen kiadhatóak a 2023. évi szabadságok. Alapvetően szabadságot – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – az esedékességének évében kell kiadni. Az esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni ugyanakkor a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik, és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot. Tekintettel arra, hogy számos munkahelyen a munkavégzés január 2-án még nem kezdődik el, így célszerű ezen lehetőséggel élni és a szabadságot kiadni. Ugyanakkor ügyelni kell a szabadság kiadásával kapcsolatos határidőre – írták.
A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval ugyanis legkésőbb a szabadság kezdete előtt 15 nappal közölni kell. Amennyiben így sem tudták a munkavállaló összes szabadságát kiadni, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) korlátozott körben a szabadság következő naptári évre történő átvitelére is lehetőséget biztosít. A legfontosabb az Mt. 123. § (6) bekezdésben biztosított azon lehetőség, hogy naptári évenként az életkori pótszabadság legfeljebb 10 munkanap szabadságát a felek megállapodásával a következő naptári év végéig át lehet vinni.
További teendők és döntéshelyzetek is vannak az év ezen szakaszában, erről a Pallas 70 írt részleteket.
A cafeteria-rendszer felülvizsgálata
Minden évben érdemes áttekinteni a cafeteria-rendszert. Az adott évben irányadó munkáltatói szabályzatok felülvizsgálata, a juttatások áttekintése minden év végén célszerű, hiszen az ezekből levont következtetések nyomán azok módosítása, aktualizálása egyik első lépése lehet majd az évkezdésnek.
A törvényi változások, illetve a NAV esetleges célirányos vizsgálatai miatt célszerű a decemberi cafeteriaelemek hó közben történő kifizetése. Ez azt jelenti, hogy észszerű minden cafeteriaelemet az év végéig kifizetni a munkavállalóknak, illetve ugyaneddig feltölteni a SZÉP-kártyákat, kiosztani az utalványokat és átutalni az önkéntes pénztári összegeket. Ez az extra feladat azokat a munkáltatókat érinti, ahol a decemberi bér – és ezzel együtt a cafeteria is – csak az új év januárjában kerülne kifizetésre.
Ha januárban történne a cafetéria kifizetése, az már következő évi jövedelemnek minősülne.
Legkésőbb az év végéig gondoskodni kell bizonyos cafeteria elemekhez kapcsolódóan – pl. önkéntes pénztári befizetések – a szükséges munkavállalói nyilatkozatok beszerzéséről is.
A munkaidőkeret körüli teendők
Amennyiben a munkáltató munkaidőkeretet alkalmaz, annak lezárása, elszámolása az év végén is esedékes lehet. Ez jelentős többletfeladatot jelenthet, az ünnepek miatt vélhetően megrövidült decemberben.
Munkaidőkeretben történő foglalkoztatás esetén a munkavállaló minden hónapban megkapja a munkaszerződés szerinti alapbérét, ezen felül a munkaidő nyilvántartás alapján járó bérpótlékokat, továbbá az adott hónapban elrendelt túlórát is.
A munkaidőkeret utolsó hónapjában felmérik, hogy a munkavállaló az adott időszak alatt többet vagy kevesebbet dolgozott mint az általános munkarend szerinti törvényes munkaidő, és azt az utolsó havi bér számfejtésekor kompenzálják.
Ha kevesebbet dolgozott és max 8 óra hiányzik, – az érvényben levő munkáltatói szabályzat alapján – azt ledolgozhatja a következő munkaidőkereten belül, vagy ezt az időtartamot kiírhatja a munkáltató szabadságnak is. Az Mt előírása alapján azonban, levonható a munkavállaló munkabéréből, a munkabérelőlegre vonatkozó szabályok szerint.
Amennyiben viszont a munkaidő nyilvántartás alapján, beosztás szerint többet dolgozott, mint a törvényes (általános) munkaidő, azt a rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályok szerint ki kell fizetni.
Rendkívüli munkaidő korlát felülvizsgálata
A munkaügyi ellenőrzés gyakori témája, sőt igen magas bírságokkal sújtott területe a rendkívüli munkavégzés korlátjának betartása, így az év végén is érdemes ezt leellenőrizni.
Az Mt. 109. §-a alapján naptári évenként 250 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el. Kollektív szerződés rendelkezése alapján legfeljebb évi 300 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el.
A munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodása alapján az előbbi két korlátot felülírva, maximum évi 400 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el (önként vállalt túlmunka). A munkavállaló a megállapodást a naptári év végére mondhatja fel.
Amennyiben a munkavállaló munkaviszonya év közben kezdődött, határozott időre vagy részmunkaidőre jött létre, úgy a rendkívüli munkaidő arányos része rendelhető csak el.
Határozott idő és próbaidő lejárta év végén
A határozott idejű munkaszerződéssel rendelkező munkavállaló jogviszonya, az abban meghatározott időpontban automatikusan megszűnik, például december 31-el. Amennyiben a munkáltató a hosszabbításban gondolkodik, ebben a megrövidült hónapban célszerű időben közös megegyezéssel elkészíteni az új munkaszerződést, hogy az átvétel még decemberben megtörténjen.
A próbaidő tartama alatt bármelyik fél azonnali hatályú felmondással, indokolás nélkül szüntetheti meg a munkaviszonyt. Az egyoldalú jognyilatkozat a címzettel való közléssel válik hatályossá. Vagyis, ha egy olyan dolgozónak szeretne a munkáltató indokolás nélkül felmondani, akinek a próba ideje december 31-én jár le, akkor ügyelni kell arra, hogy a felmondás közlése ne ütközzön akadályba, például szabadságolás miatt. Ugyanis amennyiben akár személyes, akár postai úton (ez esetben közlés: a levél átvételének időpontja) nem közli a munkáltató a felmondást a próbaidő tartama alatt a munkavállalóval, akkor az a jognyilatkozat jogellenesnek minősül.
Decemberi bérszámfejtés elkészítése
December hónapról lévén szó különösen fontos, hogy a tárgyévi jövedelmek még ebben a hónapban elszámolásra kerüljenek. Az, hogy mi számít tárgyévi jövedelemnek adózás szempontjából, a kifizetés (utalás) időpontja a meghatározza meg.
Munkabérek tekintetében a következő év január 10-e a határidő. Ha decemberben új dolgozó kerül alkalmazásra, az ő bérének számfejtésére/utalására is ez a határidő vonatkozik.
Egyéb jövedelmek esetében viszont az úgynevezett pénzforgalmi szemlélet az irányadó, azaz december 31-ig kell megtörténnie a kifizetésnek.
A leggyakoribb jogcímek a megbízási díj, de ebbe a körbe tartozik a béren kívüli juttatás is. Ebben az esetben a bérként viselkedő cafetéria elemekre is gondolni kell. Ezek a juttatások akkor is már következő évi jövedelemnek minősülnek, ha január első napjaiban kerülnek kifizetésre.
Érdemes átgondolni, hogy a munkáltató belső szabályzatai vagy kialakult gyakorlata alapján milyen juttatásokat akar még kifizetni ebben az évben, – pl. karácsonyi jutalom vagy 13. havi bér – hogy időben a munkavállaló számlájára kerüljenek – írták.
