A 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI.5.) Kormányrendeletben foglaltak szerint a Magyar Államkincstárnak, mint közbenső szervezetnek és kifizető ügynökségnek ellenőrzési kötelezettségei vannak. Érdemes átnéznie és elmentenie a Vidékfejlesztési Program helyszíni vizsgálatai köré összegyűjtött szabályrendszert.
A tájékoztató anyagot az EMVA.hu oldal közölte, ezt az anyagot szemléztük. A 2014-2020 programozási időszakban a Vidékfejlesztési Programból származó támogatások felhasználásának ellenőrzését a Kincstár, illetve a Kincstár és a Megyei Kormányhivatalok között létrejött átruházási megállapodások alapján a Megyei Kormányhivatalok Agrár- és Vidékfejlesztést Támogató Főosztályai (AVTF) végzik. Az ellenőrzések a kifizetések és a kifizetett összegek felhasználásának jogszerűségét és szabályszerűségét hivatottak biztosítani. Ennek érdekében a Kincstár folyamatba épített adminisztratív ellenőrzéseket, valamint helyszíni ellenőrzéseket és szemléket (vizsgálatokat) végez.
A kormányrendelet alapján a helyszíni vizsgálatokat érintő legfontosabb általános szabályok a következők:
Célja: Vizsgálni kell, hogy a támogatási kérelemben, illetve a döntést követően a támogatási szerződésben, támogatói okiratban, kifizetési kérelemben foglalt adatok, tények, körülmények, nyilatkozatok megfelelnek-e a valóságnak. A helyszíni vizsgálatok további célja annak megállapítása, hogy az intézkedésben való részvétel feltételeit megállapító pályázati felhívásban, illetve a támogatás felhasználásának rendjét szabályozó egyéb dokumentumokban foglalt kötelezettségeket, vállalásokat teljesíti-e a Kedvezményezett.
Terjedelme: A vizsgálat intézkedésenként és időszakonként vagy meghatározott időszakra több intézkedés tekintetében is lefolytatható.
Ideje és módja: A kérelem megalapozottsága a támogatási döntést megelőzően és azt követően is ellenőrizhető. Az ellenőrzés a beküldött kérelem, azok mellékletei és az üggyel összefüggő más iratok átvizsgálásával, vagy helyszíni vizsgálat keretében történhet. E vizsgálati módszerek külön-külön, de együttesen is alkalmazhatók. A helyszíni vizsgálat dokumentum alapú és fizikai vizsgálatot (mérés, megszámolás, szemrevételezéssel történő beazonosítás) egyaránt jelent.
Kedvezményezett jegyzőkönyvre tett észrevétele: amennyiben a Kedvezményezett által írásban, határidőn belül előterjesztett észrevétel a tényállást befolyásolja, a Kincstár jegyzőkönyv kiegészítés felvételével a jegyzőkönyv megállapításait módosíthatja vagy ismételt ellenőrzést végezhet.
Harmadik fél ellenőrzése: a Kincstár a Kedvezményezettel szerződéses kapcsolatban álló harmadik félnél az intézkedésben való részvétellel összefüggésben, kapcsolódó ellenőrzést végezhet. Ha a Kincstár az ellenőrzés megállapításait harmadik félnél végzett kapcsolódó ellenőrzés eredményével támasztja alá, az erről készült jegyzőkönyv Kedvezményezettet érintő részét a Kedvezményezettel részletesen ismertetni kell.
Értesítés
A helyszíni vizsgálat időpontjáról, a Kincstár a Kedvezményezettel folytatott telefonos egyeztetést követően, ügyfélkapun keresztül értesíti a Kedvezményezettet. Az értesítés lehetőséget ad az ellenőrzésre történő felkészülésre, így pl. a projekthez tartozó dokumentumok, iratok, bizonylatok, gépek, berendezések, illetve maga a helyszín, vagy a Kedvezményezett képviseletének megfelelő előkészítésére. Ha a helyszíni vizsgálat lefolytatásához a Kedvezményezett jelenléte szükséges (pl. gépek, dokumentumok bemutatásához), a helyszíni vizsgálat csak akkor kezdhető meg, ha a Kedvezményezett vagy meghatalmazottja jelen van. A Kedvezményezett, illetve meghatalmazottja köteles e minőségét megfelelő módon igazolni. A meghatalmazottnak közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazással kell rendelkeznie. A helyszíni vizsgálat a Kedvezményezett előzetes értesítése nélkül is lefolytatható.
A vizsgálat akadályozása: Amennyiben a helyszíni vizsgálatról történő értesítés ellenére a bizonyító erejű dokumentumok, iratok, bizonylatok, gépek, berendezések, illetve maga a helyszín nem, vagy nem megfelelő módon áll rendelkezésre, az az ellenőrzés akadályozásának minősülhet, és a kormányrendeletben meghatározott jogkövetkezményeket vonhatja maga után.
Halasztás kérése: Ha a Kedvezményezett természetes személy és jogainak gyakorlásában akadályozott, kérheti az akadály megszűnéséig, de legfeljebb két hónapig a helyszíni ellenőrzés vagy szemle megkezdése elhalasztását vagy az ellenőrzési cselekmények felfüggesztését. A vizsgálat szünetelése a vizsgálat időtartamába nem számít bele. A fentiek nem alkalmazhatóak abban az esetben, ha a vizsgálat megkezdésének elhalasztása, illetve a vizsgálati cselekmények szüneteltetése a vizsgálatcélját veszélyeztetné, meghiúsítaná, vagy egyéb módon ellehetetlenítené a folyamatban lévő eljárást.
A helyszíni vizsgálatra történő felkészülés: Javasolt a kérelmek beadása, illetve a bejelentett helyszíni vizsgálat előtt részletesen megismerni a tervezett, megvalósítás / üzemeltetés alatt álló projektjéhez tartozó szabályokat, előírásokat. (pályázati felhívások, ágazati jogszabályok, IH és Kincstár Közlemények, Tájékoztatók, Kitöltési útmutatók, támogatási szerződés, támogatói okirat). Továbbá a beadott kérelem anyagát, az abban foglalt kötelezettségvállalásokat, mert ami ezekben meghatározásra került, az a helyszíni vizsgálat tárgya lehet.
Tájékoztatás: Az ellenőr a helyszíni vizsgálat megkezdését megelőzően köteles a jelen lévő Kedvezményezettet/képviselőjét az ellenőrzés céljáról, tárgyáról és várható időtartamáról tájékoztatni. Az ellenőr a helyszíni vizsgálat során köteles a tényeket, körülményeket, adatokat rögzíteni, és a jelen levő Kedvezményezettet, illetve annak képviselőjét a helyszíni vizsgálatsorán tett megállapításairól tájékoztatni.
A helyszíni vizsgálatok célja, típusai
Minden egyes támogatási / kifizetési kérelem formai és tartalmi adminisztratív ellenőrzésen esik át. A helyszíni vizsgálatok során a vonatkozó hazai és uniós jogszabályokban, IH és Kincstár Közleményekben, a támogatási szerződésben, támogatói okiratban foglaltak megvalósításáról, illetve a kötelezettségek, vállalások teljesítéséről bizonyosodik meg a Kincstár.
A helyszíni vizsgálatok célja, hogy a Kincstár bizonyosságot szerezzen az alábbiakról:
- a Kedvezményezett támogatásra való jogosultságáról,
- a projekttel, annak megvalósításával és üzemeltetésével kapcsolatos hatályos jogszabályokban, pályázati felhívásokban megfogalmazott feltételek és célok megvalósulásáról,
- a támogatási kérelemben foglalt kötelezettségek teljesítéséről,
- a kérelmekben (támogatási, kifizetési) benyújtott adatok, nyilatkozatok valóságtartalmáról,
- a benyújtott dokumentumok eredeti példányának meglétéről,
- a Kedvezményezett javára végrehajtott kifizetések igazolhatóak és alátámaszthatóak-e a támogatott műveleteket végrehajtó Kedvezményezettek birtokában lévő számviteli vagy egyéb dokumentumokkal,
- a közpénzből finanszírozott műveleteket a közösségi szabályoknak és szakpolitikáknak, a közbeszerzési szabályoknak és a nemzeti jogszabályok által vagy a vidékfejlesztési programban foglalt kötelező előírásoknak megfelelően hajtották-e végre,
- más egyidejű, vagy korábbi közösségi vagy nemzeti közpénzekből történt támogatással érintett projekttől való elkülönítésről, a kettős finanszírozás kizárásának biztosításáról.
Az ellenőrzés teljes körű vizsgálat: A helyszíni ellenőrzés valamennyi támogatás vonatkozásában teljes körű, az adott projekttel összefüggő részletekre kiterjedő, tételes vizsgálatot jelent. A helyszíni ellenőrzés a Kedvezményezett helyszínen vizsgálható valamennyi kötelezettségvállalására és ezek teljesítését alátámasztó, bizonyító erejű, eredeti dokumentumok vizsgálatára kiterjed.
A szemle részleges vizsgálat: a VP beruházás jellegű támogatásai esetében, a támogatási, illetve a kifizetési döntést megelőzően a Kincstár helyszíni szemlét végez, amely elsődlegesen a megvalósítási hely és a támogatott művelet megtekintésére, illetve a beruházás megvalósulásának igazolására irányul. Magában foglalja továbbá a beazonosításhoz szükséges dokumentumok vizsgálatát is.
A támogatási szerződés, illetve támogatói okirat hatálybalépése előtt:
A Kincstár a beruházási jellegű projektek esetében – a pályázati felhívásokban foglaltaknak megfelelően – a fejlesztés előtti állapot (viszonyítási alap) megismeréséhez, rögzítéséhez előzetes helyszíni szemlét tarthat a tervezett megvalósítási hely(ek)en.
A kifizetési kérelemről történő döntés előtt:
A Kincstár a VP projektek megvalósítási ideje alatt a kifizetési kérelmekhez kapcsolódóan helyszíni szemlét vagy helyszíni ellenőrzést végezhet. A vizsgálatok elsődlegesen az adott kifizetési kérelemben foglaltakra irányulnak, de figyelemmel kell lenniük a jóváhagyott teljes projektre. A támogatási kérelemben megjelölt, tartalmi értékelési szempontok meglétét, valóságtartalmát, illetve teljesülését a Kincstár ellenőrzi. Helyszíni szemlét minden beruházással érintett projekt esetében legalább egyszer kell végezni, Helyszíni ellenőrzés valamennyi támogatást érinthet, nem csak a beruházás jellegűeket. Az ellenőrzésre történő kiválasztás kockázati szempontok figyelembevételével, mintavételesen történik, így nincs minden támogatott projekt esetében helyszíni ellenőrzés.
A fenntartási kötelezettséggel érintett projektek esetében:
A fenntartási időszak végéig utólagos (fenntartási) ellenőrzést kell végrehajtani a kockázati szempontok figyelembevételével kiválasztott projekteken. Az utólagos (ex-post) ellenőrzések alkalmával meg kell győződni arról, hogy a Kedvezményezett a vidékfejlesztési programban részletezett kötelezettségvállalásokat betartotta. Továbbá ténylegesen és rendeltetésszerűen üzemelteti a beruházást, illetve a vállalt feltételeknek továbbra is megfelel.
A rendezett, naprakész nyilvántartás, az eredeti dokumentumok rendelkezésre állása, az ellenőrzésre, szemlére előkészített gépek, helyszínek hozzáférhetőségének biztosítása, a megfelelő Kedvezményezetti képviselet gyorsítja a helyszíni vizsgálati eljárást.
A helyszíni vizsgálat megbeszélt idejére a Kedvezményezett köteles:
- az adott támogatási szerződéshez, támogatói okirathoz tartozó valamennyi beszerzett gépet, eszközt, technológiát (beleértve az esetleges korábbi kifizetési kérelemhez tartozókat és a nem támogatható, de a projekt részét képzőket is) az ellenőrzés megbeszélt helyszínére vizsgálatra alkalmas módon előkészíteni (alvázszám/gyártási szám/motorszám/adattábla olvasható, letisztított hozzáférhető állapotban),
- a megvalósítási helyet biztonságosan megközelíthetővé, bejárhatóvá tenni,
- a szükséges dokumentumokat rendelkezésre bocsátani.
Amennyiben a Kedvezményezett nem tud jelen lenni a helyszíni vizsgálaton, akkor elengedhetetlen, hogy képviselőjének legyen szabályos írásos meghatalmazása. Meghatalmazás hiányában a helyszíni vizsgálat nem folytatható le. Ez akadályozásnak minősülhet és szankcionálható. Az iratokat a megőrzésre kötelezett Kedvezményezett a Kincstárnak bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartama alatt más helyen is lehet tárolni. De azokat az előzetes értesítés alapján lefolytatott helyszíni vizsgálat időpontjában a Kincstár rendelkezésére kell bocsátani. Az iratokat a Kedvezményezettnek a nyilvántartás módjától függetlenül – közvetlenül alkalmazandó közösségi jogi aktus eltérő rendelkezése hiányában – 2027. december 31-ig kell megőriznie. A teljes cikket az EMVA oldalán olvashatja el.
